Kho hàng là huyết mạch của doanh nghiệp, nơi lưu trữ tài sản quý giá và là điểm trung chuyển quan trọng trong chuỗi cung ứng. Cách quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường. Để tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này, hãy cùng Ori Agency theo dõi thông tin trong bài viết dưới đây nhé.
I. Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là toàn bộ các hoạt động kiểm soát và tối ưu hóa hàng hóa trong kho, bao gồm việc theo dõi số lượng, chất lượng, vị trí và luân chuyển hàng hóa. Mục tiêu của quản lý kho hàng là đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, mất mát.
Quản lý ho là công việc vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ lẻ, mới khởi nghiệp hay những doanh nghiệp lớn đều cần đến cách quản lý kho hàng hiệu quả.
II. Những lý do nên quản lý kho hàng
Thông thường một doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ sẽ có tỷ lệ hàng hóa tồn kho chiếm đến 50% tổng tài sản của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện tốt quy trình quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ rất dễ bị thất thoát hàng hóa và thiếu vốn lưu động quay vòng. Trên thực tế, việc thực hiện cách quản lý kho hàng hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích như.
- Tối ưu chi phí: Giảm thiểu chi phí lưu kho, vận chuyển, nhân công và các chi phí phát sinh khác.
- Nâng cao năng suất: Đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và bán hàng.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Giao hàng nhanh chóng, chính xác, tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Hạn chế rủi ro: Giảm thiểu tình trạng thất thoát, hư hỏng, mất mát hàng hóa.
- Cung cấp thông tin chính xác: Theo dõi sát sao tình hình hàng hóa, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
III. Quy trình quản lý kho hiệu quả
Một cách quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng suất. Mỗi doanh nghiệp cần có một quy trình phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô của mình để đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chặt chẽ, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
1. Nhập kho
Khi hàng hóa được vận chuyển về kho, việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và đối chiếu với phiếu xuất kho của nhà cung cấp để đảm bảo sự chính xác. Một số thông tin về sản phẩm cần lưu ý như: Màu sắc, số lượng, kích thước, ngày sản xuất, hạn sử dụng và một số yếu tố khác tùy theo từng đặc thù sản phẩm. Các thông tin này có thể được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho hoặc file Excel.
Sau khi hoàn tất các công việc kiểm tra, hàng hóa sẽ được phân bổ và sắp xếp vào kho theo nguyên tắc đã được quy định trước đó. Cách quản lý kho hàng hiệu quả này sẽ giúp tối ưu không gian kho và thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm sau này.
2. Xuất kho
Cách quản lý kho hàng hiệu quả – Quy trình xuất kho thường bao gồm 4 bước:
- Bước 1: Các bộ phận liên quan (như bán hàng, sản xuất) gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho bộ phận quản lý kho.
- Bước 2: Quản lý kho kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm xem chúng có đáp ứng đủ số lượng mà khách hàng yêu cầu hay không, nếu số lượng không đủ, cần có kế hoạch xử lý kịp thời.
- Bước 3: Sau khi xác nhận đủ số lượng, quản lý kho tiến hành hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết và cho phép xuất kho.
- Bước 4: Kế toán kho cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm còn lại sau khi xuất kho.
3. Kiểm kho theo định kỳ
Kiểm kho định kỳ là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình thực tế của hàng hóa tồn kho, từ đó đánh giá hiệu quả quản lý và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Quy trình kiểm kho định kỳ bao gồm:
- Bước 1: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận kho. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê một số hạng mục nhất định như mã hàng, tên hàng, số lượng, khu vực lưu trữ…
- Bước 2: Quá trình thực hiện kiểm kê theo cần gắn liền với việc so sánh số liệu thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách. Đồng thời, cần chú ý đến tình trạng hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm sắp hết hạn sử dụng để có phương án xử lý kịp thời.
4. Thống kê số liệu, lập báo cáo
Sau khi kiểm kho, quản lý kho cần tổng hợp, thống kê số liệu và lập báo cáo để cung cấp cho ban quản trị doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ bao gồm các thông tin về: Số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, Tồn kho hiện tại, Hàng hóa sắp hết hạn, Các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý kho,… Dựa vào báo cáo này, ban quản trị có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của kho, từ đó đưa ra những điều chỉnh, cách quản lý kho hàng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.
IV. Những yếu tố khách quan cần lưu ý khi quản lý kho
Để thực hiện cách quản lý kho hàng hiệu quả, bên cạnh việc áp dụng quy trình hiệu quả và các phương pháp khoa học, chúng ta cũng cần lưu ý đến những yếu tố khách quan có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kho bãi. Những vấn đề bất cập có thể xảy ra bất cứ lúc nào, do đó, người quản lý kho cần có sự chuẩn bị và phương án dự phòng để hạn chế tối đa thiệt hại.
Một số yếu tố khách quan cần lưu ý có thể xảy ra như:
- Sai sót của nhân viên: Nhập sai số liệu, xuất nhầm hàng, sơ suất trong bảo quản…
- Hành động gian lận, phá hoại: Trộm cắp hàng hóa, cố ý làm hư hỏng hàng.
- Nhiệt độ, độ ẩm: Ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm.
- Thiên tai: Lũ lụt, bão, hỏa hoạn… có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho kho hàng.
- Hư hỏng thiết bị: Hệ thống điện, nước, kệ kho, xe nâng… gặp sự cố.
- Môi trường kho bãi: Xuất hiện mối mọt, ẩm mốc, chuột bọ… gây hư hại hàng hóa.
V. Những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả
Cùng điểm qua 8 cách quản lý kho hàng hiệu quả dưới đây để nâng tầm kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
1. Sắp xếp hàng hóa khoa học
Việc bố trí và sắp xếp kho hàng khoa học là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Một hệ thống kho bãi khoa học sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và quản lý hàng hóa, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động chung. Vậy làm thế nào để biết được quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học?
a. Sắp xếp theo vị trí cố định
Mỗi loại sản phẩm hoặc nhóm hàng hóa có liên quan sẽ được quy định một vị trí cố định trong kho. Cách làm này giúp xây dựng một hệ thống ổn định, rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng. Tuy nhiên phương thức này sẽ không phù hợp với những mặt hàng có tần suất xuất nhập kho cao, có thể gây lãng phí diện tích.
b. Sắp xếp theo vị trí ưu tiên
Vị trí của hàng hóa sẽ được thay đổi linh hoạt dựa trên tần suất xuất nhập kho và mức độ ưu tiên. Hàng hóa bán chạy hoặc thường xuyên xuất kho sẽ được đặt ở những vị trí thuận tiện, dễ lấy nhất.
Khắc phục được nhược điểm của phương thức sắp xếp theo vị trí cố định, sắp xếp theo vị trí ưu tiên giúp tiết kiệm diện tích, tối ưu hóa hoạt động xuất nhập kho cho những mặt hàng quan trọng. Tuy vậy, phương thức này sẽ gây mất thời gian sắp xếp lại hàng hóa mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu.
2. Quản lý tồn kho bằng công nghệ
Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng đã trở thành xu hướng tất yếu, mang lại hiệu quả vượt trội so với phương pháp thủ công truyền thống. Ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất lao động. Bạn có thể sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng như: Phần mềm quản lý kho (WMS), Mã vạch (Barcode) và RFID,…
3. Đào tạo nhân viên kho
Một trong những cách quản lý kho hàng hiệu quả đó chính là đào tạo nhân viên. Nhân viên kho cần được trang bị kiến thức chuyên môn về quy trình quản lý, đặc tính hàng hóa, kỹ năng sử dụng công nghệ và an toàn lao động. Đào tạo thực hành giúp họ thành thạo các kỹ năng sắp xếp, kiểm kê, vận hành thiết bị và xử lý tình huống.
Bên cạnh đó, cần chú trọng phát triển kỹ năng mềm như tinh thần trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và khả năng thích ứng. Đào tạo bài bản giúp nhân viên kho làm việc hiệu quả, góp phần nâng cao năng suất và an toàn cho kho bãi.
4. Xác định định mức tồn kho
Xác định định mức tồn kho là một yếu tố quan trọng trong cách quản lý kho hàng hiệu quả. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối thiểu, mức tồn kho tối đa và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến định mức tồn kho. Công việc này có thể giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa phù hợp, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh mà không gây ra tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt.
5. Áp dụng quy tắc FIFO (First In, First Out)
FIFO (First In, First Out), hay “nhập trước xuất trước”, là nguyên tắc quản lý kho phổ biến, ưu tiên xuất kho những hàng hóa được nhập về trước. Hãy hình dung kho hàng của bạn như một hàng đợi, sản phẩm nào “xếp hàng” trước thì sẽ được “phục vụ” (xuất kho) trước.
Cách quản lý kho hàng hiệu quả này đặc biệt hữu ích với các mặt hàng có hạn sử dụng (thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm) hoặc dễ lỗi thời (quần áo, thiết bị điện tử). Bằng cách áp dụng FIFO, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro hư hỏng, tồn kho lâu, đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn ở mức tốt nhất.
6. Kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kho định kỳ là một hoạt động thiết yếu trong cách quản lý kho hàng hiệu quả, đặc biệt là đối với các cửa hàng bán lẻ có lượng hàng hóa ra vào thường xuyên. Việc kiểm kho thường xuyên giúp phát hiện sớm các sai sót về số lượng, hàng hóa hư hỏng, cận date, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp.
Tùy vào quy mô, đặc thù hàng hóa và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức kiểm kho khác nhau:
- Kiểm kê thực tế: Đây là phương pháp kiểm kê toàn bộ các mặt hàng, sản phẩm trong kho vào cùng một thời điểm. Giúp người quản lý kho có cái nhìn tổng quan nhất về toàn bộ hàng hóa trong kho, song chúng có thể gây tốn nhiều thời gian và công sức.
- Kiểm tra tại chỗ: Phương pháp này phù hợp với những kho hàng có quy mô lớn, lượng hàng hóa đa dạng. Thay vì kiểm kê toàn bộ, nhân viên sẽ kiểm tra thường xuyên tại chỗ một số khu vực, nhóm hàng hóa nhất định.
- Kiểm theo chu kỳ: Với phương pháp này, kho hàng sẽ được kiểm kê định kỳ theo các chu kỳ thời gian nhất định (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý…) thay vì chỉ kiểm kho 1 lần vào cuối năm, giúp giảm bớt các rủi ro không đáng có.
7. Quản lý an toàn kho hàng
Để thực hiện cách quản lý kho hàng hiệu quả, việc đảm bảo an toàn cho kho hàng là vô cùng quan trọng. Người quản lý kho cần lường trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để hạn chế tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp.
Để ứng phó với các tình huống xấu có thể xảy ra, quản lý kho cần có những biện pháp dự phòng phù hợp, chẳng hạn như:
- Dự báo nhu cầu: Theo dõi sát sao thị trường, dự báo nhu cầu để có kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều.
- Quản lý kho bãi hiệu quả: Tối ưu không gian kho, sắp xếp hàng hóa khoa học để tăng khả năng lưu trữ.
- Kiểm soát dòng tiền: Lập kế hoạch tài chính chặt chẽ, đảm bảo luôn có đủ vốn để nhập hàng khi cần thiết.
- Nâng cao năng lực quản lý: Áp dụng công nghệ, đào tạo nhân viên để hạn chế sai sót trong quản lý, kiểm kê.
- Đa dạng hóa nguồn cung: Hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau để tránh phụ thuộc vào một nguồn cung duy nhất.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Trao đổi thông tin thường xuyên, nắm bắt tình hình sản xuất của nhà cung cấp để chủ động ứng phó với các thay đổi.
8. Tối ưu quy trình nhập xuất kho
Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập kho là yếu tố then chốt giúp cửa hàng vận hành trơn tru và hiệu quả. Đối với quy trình xuất kho, cần kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng hàng hóa trước khi giao đến tay khách hàng. Việc này giúp hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng, đảm bảo uy tín và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý nhập kho cũng quan trọng không kém, đòi hỏi sự chính xác về số lượng, chất lượng sản phẩm. Kiểm soát tốt khâu nhập kho giúp đảm bảo nguồn hàng, quản lý tồn kho hiệu quả và ngăn ngừa thất thoát. Để tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, cửa hàng nên ứng dụng công nghệ, phân công trách nhiệm rõ ràng, đào tạo nhân viên bài bản và thường xuyên kiểm tra, đánh giá để cải thiện quy trình.
Có thể thấy việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của Ori có thể giúp bạn kinh doanh hiệu quả, truy cập thêm Blog Ori Agency để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn về kinh doanh và thương mại điện tử nhé.
