Wifi events - “Vũ khí bí mật” giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công

I. Wifi events là gì?

Sự kiện (Event) được định nghĩa là dịp để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, thu hút khách hàng, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc tạo cơ hội networking với các đối tác kinh doanh. Sự kiện có thể bao gồm các hoạt động như hội thảo, hội nghị, triển lãm, buổi tiệc, lễ khai trương, hoặc các chương trình quảng cáo đặc biệt.

Vậy Wifi events là gì?

Wifi events là dịch vụ cung cấp kết nối mạng Wifi trong các sự kiện lớn (như hội nghị, buổi trình diễn âm nhạc,...) nhằm đáp ứng nhu cầu kết nối internet của số lượng lớn khách tham dự.

Phương pháp marketing này có những đặc điểm nổi bật sau:

• Khả năng chịu tải cao, độ bảo mật an toàn và phạm vi phủ sóng rộng rãi

• Cung cấp hạ tầng wifi chuyên dụng, gồm lắp đặt hệ thống mạng, quản lý mạng và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

• Tích hợp các thiết bị âm thanh, máy quay, bộ đàm và các phụ kiện khác

• Tiếp cận đông đảo người xem trên toàn thế giới thông qua livestream

• Khách hàng chia sẻ thông tin về sự kiện trên trang mạng xã hội của họ; qua đó giúp tăng nhận diện thương hiệu.

II. Lợi ích khi thuê Wifi events cho doanh nghiệp

Thuê wifi events luôn là một vấn đề nan giải với những người làm công tác tổ chức sự kiện. Do đó, bạn nên cân nhắc thuê gói Wifi sự kiện đầy đủ từ A đến Z để tránh gặp phải những rủi ro như gián đoạn sự kiện, tạo trải nghiệm xấu cho khách hàng và nhận được những lợi ích to lớn như:

1. Đẩy mạnh tốc độ đường truyền Internet

Wifi events cung cấp đường truyền mạng nhanh chóng và mạnh mẽ, cho phép khách tham dự sự kiện truy cập Internet với tốc độ cao. Qua đó, khách mời có thể tương tác trực tuyến, chia sẻ thông tin và tham gia các hoạt động truyền thông một cách hiệu quả.

Tùy vào số lượng người dùng từ 100, 200 đến hàng nghìn người sẽ có các gói cước tương ứng. Tuy nhiên, cần đảm bảo đường truyền internet phải là đường truyền leasedline, có thể hoạt động linh hoạt trong nhiều điều kiện thời tiết.

2. Đảm bảo tất cả user đều có thể sử dụng wifi

Hệ thống wifi sự kiện được thiết kế để đảm bảo tất cả người dùng trong khu vực sự kiện có thể kết nối và sử dụng wifi dễ dàng, dù số lượng tham dự có thể lớn hoặc rất lớn. Phạm vi phủ sóng rộng, khả năng chịu tải cao, cấu hình và thiết kế hợp lý của wifi marketing sẽ đảm bảo không khách mời nào bị bỏ lại trong việc tiếp cận với wifi tại sự kiện.

3. Chất lượng đường truyền ổn định

Wifi sự kiện cung cấp đường truyền ổn định, giảm thiểu sự cố mạng và đảm bảo rằng kết nối Internet không bị gián đoạn trong suốt sự kiện. Điều này tạo ra trải nghiệm truyền thông mượt mà và tiếp thị hiệu quả cho doanh nghiệp.

4. Tiết kiệm thời gian tối đa

Thời gian tổ chức kéo dài là điều không ai mong muốn bởi nó khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí địa điểm, mất uy tín trong mắt khách hàng,... Do đó sử dụng wifi events sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho cả đơn vị tổ chức và người tham dự. 

Một mặt, người tổ chức không phải lo lắng về việc cung cấp và quản lý kết nối mạng, cài đặt hạ tầng mạng phức tạp. Mặt khác, khách hàng cũng không cần phải tìm kiếm và kết nối với các mạng Wi-Fi công cộng không đảm bảo và tốn thời gian

5. Chi phí hợp lý

Khi thuê các gọi dịch vụ Wifi events, doanh nghiệp chỉ cần trả phí dựa trên thời gian sử dụng hoặc số lượng người dùng tại khu vực tổ chức sự kiện. Đây là cách hiệu quả để kiểm soát chi phí và tránh các khoản phát sinh khi xây dựng, duy trì hạ tầng mạng riêng hay sử dụng gói cước wifi 3G/4G.

6. Hỗ trợ kỹ thuật trước, trong và sau sự kiện

Gói wifi events của các đơn vị uy tín hiện nay như VNPT, Viettel, FPT thường hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ việc cài đặt và cấu hình trước sự kiện, giám sát mạng trong suốt sự kiện và giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng. Điều này đảm bảo rằng mọi sự cố mạng có thể được xử lý một cách hiệu quả và mang lại trải nghiệm kết nối mạng suôn sẻ nhất cho cả khách hàng lẫn đơn vị tổ chức sự kiện.

III. Thứ tự các bước triển khai wifi events

Với các doanh nghiệp đang mong muốn triển khai wifi events (event activation) cho sự kiện của mình, nhất định cần nắm được 7 bước lắp đặt wifi sự kiện sau đây:

Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng

• Tiếp nhận thông tin cụ thể về sự kiện và các yêu cầu kỹ thuật liên quan đến hệ thống wifi.

• Xác định các yêu cầu về phạm vi phủ sóng, số lượng người dùng, tốc độ truyền dữ liệu, v.v.

• Thu thập thông tin chi tiết về địa điểm tổ chức sự kiện và hạ tầng mạng có sẵn tại đó.

Bước 2: Triển khai nghiên cứu tổng quan

• Thực hiện khảo sát trực tiếp tại địa điểm sự kiện để hiểu rõ hơn về môi trường và điều kiện kỹ thuật.

• Xác định vị trí lắp đặt điểm truy cập không dây (access point) và kiểm tra khả năng phủ sóng, kết nối mạng hiện có.

Bước 3: Lên kế hoạch triển khai

• Kỹ thuật viên chuyên nghiệp đề xuất các kế hoạch triển khai nhằm tối ưu giữa lợi ích đôi bên và chi phí cho khách hàng.

• Cung cấp sơ bộ bảng giá để khách hàng có cái nhìn tổng quan về chi phí lắp đặt wifi events trọn gói.

Bước 4: Lập bản báo giá chi tiết

• Sau khi tính toán chi phí (thiết bị, cấu hình, dịch vụ hỗ trợ,...), nhà cung cấp sẽ lên báo giá chi tiết cho khách hàng.

• Thương lượng và thảo luận để đảm bảo báo giá đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi của khách hàng.

• Gửi báo giá cuối cùng trước khi quyết định tiến hành ký kết hợp đồng

Bước 5: Ký và tuân thủ nghĩa vụ hợp đồng

• Hợp đồng sẽ ghi nhận các điều khoản, yêu cầu và cam kết từ cả hai bên, gồm cả mục tiêu, thời gian triển khai, chi phí và các điều khoản pháp lý khác.

• Mọi thay đổi đều phải được thực hiện trước khi ký kết hợp đồng.

• Thực hiện đúng nghĩa vụ theo hợp đồng.

Bước 6: Lắp đặt wifi event

• Kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt các điểm truy cập không dây và cấu hình mạng.

• Kiểm tra và xác nhận hoạt động của mạng wifi sau khi lắp đặt để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Thực hiện các biện pháp bảo mật mạng để đảm bảo an ninh thông tin và dữ liệu của khách hàng trong quá trình sự kiện

Bước 7: Hỗ trợ kỹ thuật

• Trong sự kiện: Kỹ thuật viên sẽ có mặt để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, tối ưu hóa hiệu suất mạng và đảm bảo wifi hoạt động ổn định, liên tục

• Hậu sự kiện: Hỗ trợ thu thập và gỡ bỏ các thiết bị, đánh giá hiệu suất mạng và giải quyết các vấn đề liên quan sau sự kiện

IV. Bảng giá cho thuê wifi events mới nhất 2023

Tham khảo bảng giá cho thuê wifi events thông dụng nhất tại đây:

• Đơn giá: Từ 450.000 VND/ngày

• Đối tượng: Hội thảo, sự kiện (trong nhà/ngoài trời)

• Dung lượng: Không giới hạn

• Khả năng kết nối: Chủ yếu từ 10-100 thiết bị, có thể lên đến 1000 thiết bị

• Lưu ý: Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng

Tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp về tốc độ đường truyền và số người tham dự sự kiện mà giá cho thuê wifi events sẽ khác nhau.

Hãy dành mọi sự ưu tiên cho mức độ ảnh hưởng tích cực khi sự kiện của bạn diễn ra thành công. Vì vậy, bạn không nên quan tâm quá nhiều đến chi phí bởi với một mức giá rẻ, nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ gặp phải một đơn vị dịch vụ kém uy tín, chất lượng.
 

Hi vọng những chia sẻ của Ori Agency về wifi events sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về dịch vụ này. Hãy cho doanh nghiệp mình có cơ hội phát triển lớn mạnh hơn, tăng nhận diện thương hiệu và thu về lợi nhuận cao hơn khi sử dụng dịch vụ wifi events để tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công với các chương trình, sự kiện sắp tới.